Lernmaterial
Sichtbarkeit! unterstützt vor allem mit Workshops...
Sichtbarkeit! unterstützt vor allem mit Workshops, Seminaren, Beratung und Mentoring die Kultureinrichtungen und Künstler*innen in der Mecklenburgischen Schweiz. Es gibt aber Fragen, da braucht eine ratsuchende Person entweder eine Einführung dazu, was nachhaltige Transformation z.B. denn überhaupt ist. Oder Mensch will die drei Handgriffe kennen, mit denen Instagram eingerichtet wird. Für beides reicht Lernmaterial: Texte, Trailer, Grafiken etc. Mensch klickt rauf und weiß Bescheid. Wie jetzt hier…
Schritt für Schritt Öffentlichkeitsarbeit planen
Die Bezeichnung ist das deutschsprachige Synonym für PR. Darunter versteht man jegliche Kommunikation einer Organisation nach außen. Die Öffentlichkeitsarbeit von Institutionen richtet sich direkt an die Bevölkerung oder an Journalisten. Der Fokus der Öffentlichkeitsarbeit sind die Informationsmaßnahmen, dazu gehören das Image und die Reputation einer Institution positiv zu gestalten und um relevante Themen zu besetzen.
Die Informationen werden so kommuniziert, dass die Inhalte für Lesende aufgegriffen werden und somit die Botschaft der Institution ein breites Publikum erreicht. Mit dem Lernmaterial „Schritt für Schritt Öffentlichkeitsarbeit planen“ möchten wir dir Anregungen für eine aktive Öffentlichkeitsarbeit geben.
Schritt 1 - Beschreibe dein Profil
Was ist deine Philosophie, was macht dich einzigartig?
Überlege dir oder im Team, was benachbarte oder befreundete Kulturschaffende oder Kulturinitiativen unterscheidet. Egal, ob im handwerklichen Konzept oder in einer speziellen Ausprägung (Musik). Durch diese Punkte, kannst du ein eigenes Profil beschreiben.
Für die Ideensammlung, kannst du viele unterschiedliche Techniken anwenden. Dazu eignen sich schriftliches Brainstorming oder Mind Map.
Schritt 2 - Aktivitäten der Kommunikation
Welche Informationsmittel und Instrumente sind oder waren bei dir im Einsatz?
Wie möchtest du dich oder auf euch aufmerksam machen?
Schreibe dir alle laufenden Informationsmittel auf und fassen sie nach Kategorien zusammen:
- schriftlich über Printmedien
- mündlich
- online
Schritt 3 - Zielgruppe definieren
Wie sieht deine Zielgruppe aus (Demografie)?
Die Zielgruppe ist relevant, weil sie die Basis für die Öffentlichkeitsarbeit bildet.
Was du kommunizierst, muss in jedem Fall die Bedürfnisse der Zielgruppe ansprechen.
Wie nutzt diese Zielgruppe Medien (zum Beispiel soziale Netzwerke).
Darauf basierend kannst du die Ziele ableiten, die dann mit einer bestimmten Strategie erreicht werden kann.
Schritt 4 - Eigene Umgebung
Was machen andere Kulturschaffende oder Kulturinitiativen?
Für dein Konzept der Öffentlichkeitsarbeit ist es wichtig, nicht das gleiche Profil wie andere Kulturschaffende oder Kulturinitiativen zu haben. Du solltest in deiner Öffentlichkeitsarbeit eine neue Position einnehmen, die noch keiner in deiner Region oder Gemeinde hat.
Nehme dir die Zeit für die Recherche von Kulturschaffenden oder Kulturinitiativen:
- Anzahl
- Förderer/Träger oder weitere Besonderheiten
- Ähnlichkeiten mit deinen Profil
Schritt 5 - Konkretisierung und Ziele
Jetzt hast du eine Menge Informationen zum Ist-Stand der Kommunikation gesammelt. Lege neben positiven auch die negativen Punkte deiner Außendarstellung offen. Stelle mit den Schritten fest, ob du unter einer wackeligen Finanzierung leidest oder nicht genug Aufmerksamkeit für dein Projekt bekommst. In diesem Fall definiere, welche Ziele du mit der Öffentlichkeitsarbeit erreichen möchtest?
Konkrete Ziele helfen dir, dich zu fokussieren und nach Ende des Projekts den Erfolg zu messen. Die nächsten Fragen beziehen sich auf die Ziele, auf die Zielgruppe und auf die zeitliche Einordnung – sie bereiten den Weg zu einem späteren Projekt- und Zeitplan:
Was möchtest du dringend verändern oder verbessern?
Schritt 6 - Gute Botschaften
Von Anfang an solltest du aufschreiben, wofür dein Projekt, deine Arbeit oder Institution in der Öffentlichkeit stehen soll. Dies ist der rote Faden für die gesamte Kommunikationsarbeit. Bei folgenden Fragen solltest du eine Antwort finden:
Wer bin ich oder sind wir? Wie arbeite/n ich/wir?
Was sind die Hauptthemen und- ziele?
Was soll erreicht werden?
Schritt 7 - Corporate Design
Damit die Lesenden dich/euch bzw. dein/euer Projekt sofort als Absender dein/euer Projekt wahrnehmen, sollte eine einheitliche Gestaltung angestrebt werden. Printmedien (Flyer), Website und Präsentationen sollen visuell wieder erkennbar sein. Dazu gehört ein eigenes Logo.
Grundlegende Elemente deines Corporate Design sollte sein:
- Durchgehende Verwendung eines Projektlogo, Trägerlogo und Förderlogo
- Einheitliche Typographie
- Wiederholende Gestaltungselemente wie Fotos und Grafik. Nutze Farben, die nur von einer Farbpalette stammen.
Maßnahmenplanung
Im nächsten Schritt bestimmst Du, welche Kommunikationsinstrumente für welche Zielgruppe, zu welcher Zeit und bei welchen Kosten eingesetzt werden – immer auf Basis der Analyse, des Ziels und der Strategie.
Wahrscheinlich stellst Du dir die Frage, wie Du am besten anfangen sollst, bei all den Möglichkeiten. Solltest Du noch keine professionell gestaltete Informationsmaterialien oder Kommunikationsstil haben, ergibt sich daraus die ersten Umsetzungsschritte.
Als Grundelemente für deine Außendarstellung oder zur Kommunikation eines Anlasses solltest Du verfügen über:
Checkliste
- Kommunikationsarbeit
- Corporate Design
- Printmedien und Werbung
- Projektanträge
- Social Media Kanäle
- Newsletter
-
Auswertung
Info
Wenn du mehr Anregungen für die jeweiligen Punkte finden willst, klick einfach auf die Illustrationen und du findest einen Link.
1. Layout
Kehre zurück zum ersten Schritt der Analyse und arbeite zusammen mit einem Grafikexperten, um anhand der Merkmale und Schlüsselwörter deines oder eures Profils passende Farben, Formen und wiederkehrende visuelle Elemente wie Illustrationen, Linien oder Kreise festzulegen. Entscheide, ob Einzelporträts oder Gruppenaufnahmen besser geeignet sind und ob der Hintergrund die Initiative betonen oder unabhängig von der Umgebung sein soll.
Überlege dir woher du die Fotos nutzen oder professionelle Bilddatenbanken gegen Bezahlung nutzen.
Fotorechte – Einverständniserklärung oder Urheberrecht.
Achte bei verwendeten Bildern von Fotografen, aus Fotodatenbanken oder anderen Quellen auf das Urheberrecht. Der jeweilige Fotograf behält immer das Recht an seinem Bild und kann darauf bestehen, dass sein Name veröffentlicht wird. Mit einer schriftlichen Nutzungserlaubnis räumt er dir das Recht an der Veröffentlichung seines Bildes ein.
2. Logo
Das Logo fungiert als Wort- und/oder Bildmarke für dich oder deine Initiative und stellt das Profil auf kompakte Weise dar. Es reflektiert die grafischen Gestaltungsrichtlinien und kann bereits durch die Art der Gestaltung – sei es handgemalt, gezeichnet, am Computer erstellt oder lediglich als Wort – Einblicke in dein eigenes Projekt oder deine Initiative geben. Der geschriebene Zusatz variiert ebenfalls und kann Aspekte des Profils, der Trägerschaft, des Ortes oder der Thematik deutlich machen
3. Slogan und Sprachstil
Der Slogan verkörpert dein Profil in wenigen, prägnanten Worten und erzeugt bei Lesenden eine sofortige Wiedererkennung und Definition desselben. Oftmals werden Redewendungen, Reime oder spielerische Variationen davon verwendet, um einen Slogan zu kreieren. Ebenso sind Metaphern, bildhafte Beschreibungen und Alliterationen (Wörter mit gleichen Anfangsbuchstaben) geeignete Stilmittel für die Gestaltung von Slogans.
4. Flyer
Ein Flyer ist das erste und einfachste Kommunikationsmittel für deine Außendarstellung. Mit ihm kannst du ein breites Publikum ansprechen, einschließlich Menschen in deiner Region sowie offizielle Stellen oder potenzielle Sponsoren. Ein Flyer sollte Lesende informieren, emotionale Bindungen herstellen und durch ansprechende Bilder Neugier wecken. Denke darüber nach, wie oft du den Flyer aktualisieren und verteilen möchtest, zum Beispiel alle 2 Jahre.
Egal, ob im Format DIN A5 auf 4 Seiten, der Flyer ist nach den definierten Grundelementen gestaltet und zeigt auf allen Seiten das Logo, den Slogan sowie die Anschrift.
Beschreibe auf den Innenseiten kurz im festgelegten Sprachstil dein Profil, sowie den Träger. Du kannst Stichpunkte als Auskunft geben über Anzahl der Teammitglieder*innen und wichtige Termine und anstehende Veranstaltungen uvm.)
5. Webseite
Gegenstück zum Flyer als gedrucktes Kommunikationsmittel ist online die Homepage. In Zusammenarbeit mit deinem Träger oder mit einem EDV-Experten kannst Du eine sogenannte Subdomain des Trägers (Unterverzeichnis der Web-Adresse wie (www.stadt-xxx/xx) ) nutzen oder ein so genanntes Content-oder Blog-System als Freeware (kostenlos verfügbare Software) mit deinen Inhalten befüllen.
Hast Du mit dem EDV-Experten die grundsätzliche Funktionalität des Systems und die Struktur und das Layout abgestimmt, können Bilder und Texte in vordefinierten Masken und Rahmen eingestellt werden.
Langfristig hast Du damit (außer der Gebühr für die Registrierung der Domain der Website z.B. (www.initiativexxx.de) keine Dienstleistungskosten. Für die Pflege der Inhalte solltest Du eine Person bestimmen, entweder in deinen Team oder beim Träger. Wichtig ist zu Beginn ein Ansprechpartner*in, der/die den Haftungsnachweis zu den Inhalten überprüft.
6. Social Media
Beteilige dich an den Sozialen Medien. Deine ersten Experimente kannst Du mit einem privaten Account machen. (Instagram, Facebook, Twitter)
Probiere es einfach mal aus. Zum anderen lernst Du auch, wie die jeweiligen Medien funktionieren.
Bevor Du also anfängst, kannst Du dir auch folgende Fragen stellen:
- Hat dein Profil oder Initiative schon einen Social-Media-Auftritt und wenn ja, auf welchen Kanälen?
- Gibt es für dein Profil oder Initiative schon ein Publikum auf Social Media?
- Stehen genug Ressourcen für die Social-Media-Betreuung zur Verfügung?
- Wer ist die Konkurrenz? Wie wird dort geworben und was kommt bei deren Publikum gut an?
7. Newsletter
Ein Newsletter ist eine regelmäßige versendete Marketing-E-Mail, die von Unternehmen oder Einzelpersonen an eine Abonnentenliste gesendet wird und für diese interessante und relevante Inhalte enthält.
Inhalte sind unter anderem Leitfäden, Blogbeiträge, Nachrichten, Produktbewertungen, persönliche Empfehlungen, Tipps und Tricks oder Veranstaltungsankündigungen handeln.
Einen Newsletter zu erstellen, hat zahlreiche Vorteile. Die grundlegenden sind:
- Die Performance des Newsletter ist leicht zu messen.
- Der Newsletter lässt sich wunderbar mit anderen Online-Kanälen verbinden.
- Es ist das ideale Medium für eine intensive Kundenpflege
Evaluation
Wenn du messbare Ziele in Bezug auf Öffentlichkeitsarbeit gesetzt hast, beispielsweise in Form von Prozentsätzen oder absoluten Zahlen, um die Resonanz auf den Sponsoring-Aufruf, den Spendenlauf oder die Veranstaltung zu erreichen, ist es während der Umsetzung wichtig, die tatsächliche Resonanz zu verfolgen.
In der Evaluationsphase solltest du die erreichten Ziele mit den tatsächlichen Ergebnissen vergleichen. Wenn sich eine große Abweichung zeigt, ist es ratsam, bei der nächsten Planung realistischer zu sein oder die Möglichkeiten und Ressourcen zu überprüfen, um eine bessere Resonanz zu erzielen.
Nutze die Evaluationsphase, um Feedback von einer Vielzahl von internen und externen Beteiligten einzuholen. Notiere dir ihre subjektiven Einschätzungen und verwende Mehrheitsmeinungen als konstruktive Kritikpunkte für zukünftige Planungen.
Das Lernprojekt „Sichtbarkeit! Für Kulturschaffende und Initiativen in der Mecklenburgischen Schweiz “ wird innerhalb des Programms Kultur.Gemeinschaften, Neustart Kultur der Kulturstiftung und des Ministeriums für Wissenschaft, Kultur, Bundes- und Europaangelegenheiten gefördert.
Open Educational Ressource – eine für alle nutzbare Bildungsquelle.
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