Vor einiger Zeit brauchte man ,um eine Rechnung zu erstellen, nur ein Blatt Papier um einem Bleistift. Wichtig war der zu zahlende Betrag.
Die Anforderungen an die Rechnungslegung sind im Laufe der Zeit gestiegen.
Neben dem Namen der Käufer werden in der Rechnung auch die Art des Produktes, der Preis sowie Angaben zu Zahlungstermin erforderlich.
Mit der Digitalisierung wurde die herkömmliche Art und Weise, Rechnung zu erstellen, komplexer und anspruchsvoller.
Heutzutage sind nicht ein mal mehr Word und Excel für den Rechnungslegung erlaubt, denn eine Rechnung muss unter anderem folgende Bedingungen erfüllen:
– Die Rechnung muss unveränderbar für die nächsten 10 Jahre aufbewahrt werden (GoBD)
– Alle Belege müssen revisionssicher, im Ursprungsformat und maschinell auswertbar abgelegt werden
– Kundendaten müssen Sie 100 % sicher archivieren und DSGVO-konform löschen.
aktuellen Rechnungsvorgaben
Angabe von Kundendaten, aber datenschutzkonform
– Eine Einwilligung zur Weitervergabe der Kundendaten an Dritte muss vorhanden sein.
– Auf Kundenwunsch müssen alle Kundendaten komplett löschbar sein.
– Ihr Kunde kann jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten Sie von ihm speichern und wie Sie diese weiterverarbeiten.
Die Rechnung erhält alle Angaben nach § 14 UStG
– Fortlaufende Rechnungsnummer
– Eindeutige Kundenummer
– Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
– Ausstellungsdatum der Rechnung
– Zeitpunkt der Lieferung / Leistung
– Angaben zu Mengen / Umfang der Lieferung / Leistung
Pflichtangaben fürs Finanzamt
– Netto-Beträge
– Umsatz-Steuersätze
– Gesamtbetrag
Unternehmensangaben
– Unternehmensdaten (Name, Firmierung)
– Adresse
– Bankverbindung
– Steuernummer.
Softwareunternehmen bieten fertige Lösungen hierfür an.
Beispiel: Lexware, Faktura oder Lexoffice u.a.
