Willst Du in
Deiner Kultureinrichtung das papierlose Büro umsetzen?
Papierlos Geschäfte abwickeln, Verträge unterschreiben und Formulare ausfüllen, anschließend per Knopfdruck statt mit dem Briefumschlag verschicken. Das ist unsere Zukunft, und oft wird genau das auch schon angewendet in unsere inzwischen digitale Welt.
Willst Du in Deiner Kultureinrichtung das papierlose Büro nun auch umsetzen? Das ist wunderbar!
Die Vorteile des papierlosen Büros sind nicht nur das Einsparen von Papier und das Schonen der Umwelt, du sparst dir sehr viel Zeit im Arbeitsalltag. Du wirst im Folgenden einige Grafiken finden von sage und KMU – Digitalisierung Agency, die dich in deinem Vorhaben bestätigen auf das Drucken von Dokumenten, soweit es möglich ist zu verzichten.
photo credit – mit adobe firefly generiertes Bild durch die Nutzung von KI
Die Fakten im Überblick
Die Fakten im Überblick
Du brauchst weniger Zeit
Die komplexen Prozesse bei der Rechnungslegung, erfordern Zeit und auch unzählige Dokumente.
Die Dokumente sollen zu den Vorgängen und/oder Personen zugeordnet und schnell auffindbar sein. Außerdem möchtest du, das man sie bei Bedarf schnell zur Verfügung stellen kann per eMail oder vielleicht auch via Messenger Dienste.
Diese Bedingung wird leicht in einem digitalisierten Büro zu bewältigen sein inklusive der automatischen Archivierung, die bei Rechnungen und Dokumenten vorgegeben sind vom Gesetzgeber.
Du schonst die Umwelt
Wusstest du, das 1kg Papier im Durchschnitt bei der Herstellung ca. 1kg CO2 verursacht und unheimlich viel Wasser?
Ein A4 Blatt verursacht 80/16= 5g CO2. Um 500 Blatt handelsübliches 80g Kopierpapier zu erzeugen, benötigt man rund 5,5 kg Holz, 130 Liter Wasser und 13 kWh Energie/Strom.
Der jährliche Papierverbrauch beträgt pro Einwohner in Deutschland etwa 250 kg.
Was würde passieren, wenn wir keine Formulare, Anträge oder Dokumente kopieren oder ausdrucken müssten, und uns nur noch auf das Nötigste beschränken könnten? Es gäbe vermutlich keine Schwierigkeiten bei der Papier Lieferung, die Preise würden sinken und die Wege würden kürzer werden vom Schreibtisch bis zum Amt.
Kosteneinsparungen
Fakt ist auch man spart an Druckerpatronen, am Papier und an dem Versand der Dokumente und Unterlagen. Das ausgegeben Budget für das Büromaterial insgesamt wird sinken, da Unterschriften digital eingefügt werden können, und die Formulare ebenso. Kugelschreiber, Tipp Ex und Co. gehören (fast) der Vergangenheit an.
Die Digitalisierung machts ebenso möglich, dass wir von überall arbeiten können, mit einer guten Internetverbindung und Mobilfunkverbindung. Büros werden oft nur noch als Treffpunkt genutzt, um sich persönlich auszutauschen. Warum nicht leere Arbeitsplätze oder Büroräume zeitweise Teilen, um Leerstand zu vermeiden und die dennoch anfallenden Kosten wie Strom für Heizungs- und Abluftanlagen dadurch zu decken? Ungenutzte, aber verbrauchte Energie und ihre Kosten können so verhindert werden.
Schneller Zugriff auf Informationen & Daten von überall
Durch die digitalisierten Informationen bekommen wir schnelleren Zugriff auf Daten außerhalb des Büros. Wir müssen nicht aufstehen und losgehen, um Dinge zu erfragen, sondern können am Schreibtisch sitzen bleiben, eine Suchmaschine öffnen oder die Firmen eigene Software und auf die Suche gehen nach dem was wir brauchen. Sei es Formulare, Anträge, Informationen über ein Thema, Kontaktdaten von anderen Vereinen und Organisationen und mehr.
Auch das Homeoffice ist inzwischen fest etabliert in vielen Unternehmen. Man muss nicht jedes Mal ins Büro fahren, um an Informationen zu gelangen. Auch die Idee des Co-Working funktioniert nur dank der Digitalisierung. Natürlich immer vorausgesetzt, dass ein Zugang zum Internet vorhanden ist und eine funktionierende Telefonverbindung.
Nachteile der Digitalisierung
Generell verlangt Digitalisierung in Organisationen eine Umstellung der papierbasierten Arbeit auf den Einsatz von digitale Medien wie Computer, Speichermedien, Server, Internet, u.a., und Programmen zur Dokumentenverwaltung wie z.B. Rechnungserstellung, Archivierungssoftware, etc.
In Mecklenburg Vorpommern setzen wenige zivilgesellschaftliche Einrichtungen und Kulturgemeinschaften auf das papierlose Büro anhand digitaler Technologien, aber da die Digitalinfrastruktur sehr schwach ist, werden mangelnde Ressourcen und mangelnde Datensicherheit als Schwäche der Verarbeitung von elektronischen Dokumenten genannt.
Es macht erforderlich, mehr Information zu der Thematik und endsprechende Plattformen für die Weiterbildung von spezialisierten Einrichtungen – wie ZMV und DIZ – zu nutzen.
Auch wenn die Hardware preiswert ist, mangelt es an Personal die die Hardware wartet.
Hier findest du zwei Umfrage Grafiken von der KMU Digitalisierung Agency und sage zum Thema Digitalisierung.
